เอกสารที่หน่วยอื่นๆ ส่งเข้ามาในหน่วยงาน หรือ ผู้ใช้ในหน่วยงานลงรับเอกสารเรื่องใหม่ ตลอดจนสร้างเอกสารแบบต่างๆ ขึ้นเองเพื่อทำการส่งเวียนหน่วยงานอื่นๆ เมื่อต้องการค้นหาเอกสารในตะกร้าหน่วยงานของตนเอง สามารถทำได้โดยการกด เมนู “ค้นหา” ระบบเปิดหน้าจอ ค้นหาทั่วไปซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกการค้นหาด้วยหัวข้ออื่น ๆ ดังนี้

1. ค้นหาเอกสาร

2. ค้นหาเอกสารตามเงื่อนไข

3. ค้นหาตามประเภทเอกสาร

ค้นหาเอกสาร เป็นหน้าจอสำหรับค้นหาเอกสารเรื่องที่สร้างเอง หรือรับจากหน่วยงานอื่น โดยเรื่องที่ค้นจะเป็นเรื่องที่ผ่านตะกร้างาน ขอผู้ใช้เท่านั้น ระบบจะแสดงการค้นหาเฉพาะข้อมูลค้นที่ใช้บ่อยๆ

ค้นหาเอกสาร

โดยในหัวข้อการค้นหา ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้จากคำค้น

- เลขทะเบียนรับเข้า หรือทะเบียนออกเลขที่

- เลขที่เอกสาร

- วันที่เอกสาร หรือ ลงรับ/สร้างวันที่

- จาก หรือ ถึง

- เรื่อง หรือ รายละเอียด

ซึ่งผู้ใช้สามารถ กำหนดเงื่อนไข และ ,หรือ

หมายเหตุ

ระบบจะทำงานค้นหารายการเอกสารตามข้อกำหนดที่ผู้ใช้ต้องการ ซึ่งอาจเป็นรายการที่มาจากเมนูงานระหว่างดำเนินการ, งานรอลงทะเบียน, งานตีกลับดึงกลับ , ทะเบียนคุมงานรับเข้า, ทะเบียนคุมงานสร้างส่งภายใน, ทะเบียนคุมงานส่งออกนอกองค์กร (เฉพาะรายการที่หน่วยงานของผู้ใช้ออกเลขที่ภายนอกเท่านั้น ส่วนเลขที่อื่นๆ ที่ไม่ได้ขอออก ระบบจะไม่สามารถค้นหาได้)

ค้นหาเอกสารตามเงื่อนไข เป็นการค้นหาเรื่องที่ผ่านเข้ามาในตะกร้างานของหน่วยงาน ซึ่งสามารถค้นหาได้หลายตัวเลือก

ค้นหาเอกสารตามเงื่อนไข

โดยป้อนข้อมูลเอกสารส่วนหนึ่งส่วนใด หรือ ผสมหลายส่วนของข้อมูลที่ทราบซึ่งข้อมูลที่ค้น ถือว่าเกี่ยวข้องกันแบบ “AND , OR Condition in SQL Query ” ซึ่งผู้ใช้จะต้องกำหนดเงื่อนไขเองตอนท้าย กรณีไม่กำหนดระบบคงที่ไว้ที่เงื่อนไข และ ให้ก่อน

รายละเอียดของเอกสาร เป็นการค้นหาข้อมูลในรายละเอียดของเอกสาร เช่น

เลขทะเบียน		ป้อนช่วงของลำดับเลขทะเบียน รับ/ออก ที่ต้องการ
เลขที่เอกสาร		ป้อนเอกสารเลขที่ได้เต็ม 50 ตัวอักษร หรือ บางส่วน โดยปกติการค้นเรื่อง จะค้นทุกๆ เรื่องที่มีในหน่วยงาน แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการเลือก ค้นเฉพาะบางประเภท สามารถเลือกได้ ประเภทเอกสาร
หมวดเอกสาร		เลือกหมวดเอกสาร
ประเภทเอกสาร		เลือกประเภทจากรายการ
การลงนาม		เลือกวิธีการลงนาม
วันที่		ป้อนช่วงวันที่ที่ต้องการค้นหา โดยผู้ใช้คลิกส์เลือก วันที่ ที่ต้องการ - เอกสารวันที่ หมายถึง วันที่ ที่ระบุในเอกสารตามจริง - ลงรับ/สร้างวันที่ หมายถึง วันที่ ที่ลงรับ/สร้างเอกสารในหน่วยงาน - ส่งออกวันที่ หมายถึงวันที่ที่ส่งเอกสารไปหน่วยงานอื่นๆหรือปิดงาน
เวลา		ป้อนช่วงเวลา ที่ต้องการค้นหา ตามช่วงวันที่ที่ระบุ แต่การค้นหาด้วยเวลาต้องเลือกช่วงเวลาทีระบบกำหนดให้ เฉพาะหัวข้อ ลงรับ/สร้างวันที่ หรือ ส่งออกวันที่
อ้างถึง		ป้อนรายละเอียดของข้อมูลอ้างถึง
สิ่งที่ส่งมาด้วย		ป้อนรายละเอียดของสิ่งที่ส่งมาด้วย
จาก		ค้นข้อมูลต้นเรื่อง หรือ แหล่งที่มาของเอกสาร ตามข้อมูลจริงระบุในเอกสาร
ถึง		ค้นข้อมูลหน่วยงานแจ้งถึง ที่ระบุในเอกสาร
เรื่อง/รายละเอียด		ค้นหาข้อมูลในข้อความชื่อเรื่อง หรือรายละเอียดที่บันทึกไว้
ชั้นความเร็ว, ชั้นความลับ, วัตถุประสงค์, สถานะงาน		ผู้ใช้เลือกตามรายการที่ปรากฏ
เสนอ/ผู้ปฏิบัติ		ค้นหาข้อมูล ที่บันทึกส่วนของผู้ที่เสนอเรื่องให้ หรือ ผู้ดำเนินเรื่อง
ที่เก็บเอกสาร		ค้นหาเอกสาร จากข้อมูลแหล่งที่เก็บเอกสารฉบับจริง
ดำเนินการเสร็จภายในวันที่		ผู้ใช้เลือกค้นหาเอกสารที่มีการกำหนดวันที่ เสร็จงาน
เอกสารหมดอายุภายในวันที่		ค้นหาเอกสารที่หมดอายุในช่วงวันที่ที่ต้องการ
หมายเหตุ		ค้นหาข้อความในส่วนของหมายเหตุ
เอกสารที่ต้องติดตาม		เลือก สำหรับค้นหาเอกสารสถานะต้องติดตาม
รับ/ส่งเอกสาร	ค้นหาตามขั้นตอนการเดินของเอกสาร ระหว่างหน่วยงานภายใน
ส่งมาจาก		คลิก ที่ปุ่มด้านหน้า จะปรากฏชื่อหน่วยงานในช่อง “ส่งถึง”
ส่งถึง		คลิก ที่ปุ่มด้านหน้า จะปรากฏชื่อหน่วยงานในช่อง “ส่งมาจาก”

กำหนด เงื่อนไข ที่ใช้ในการค้นหา โดยเลือกระหว่าง และ ,หรือ ที่ปรากฏ กรณีที่ไม่เลือกระบบจะกำหนดให้เป็นการค้นหาเงื่อนไขแบบ และ หลังจากป้อนข้อมูลที่ต้องการค้นหาแล้ว ผู้ใช้กดปุ่ม ตกลง เพื่อสั่งการให้ระบบเริ่มค้นหา ซึ่งถ้ามีข้อมูลเข้าตามข้อกำหนดที่ค้นหา ระบบจะแสดงรายการที่พบให้ทราบ

ค้นหาตามประเภทเอกสาร เป็นการค้นหาเอกสารตามข้อกำหนดที่ต้องการ โดยการจะค้นให้จากทุก

หน่วยงาน แต่ผู้ค้นจะค้นได้เฉพาะ ประเภทเอกสาร ที่หน่วยงานของตนเอง สามารถเปิดได้เท่านั้น

ค้นหาตามประเภทเอกสาร

ระบบจะกำหนดให้ผู้ใช้ค้นหา ได้เฉพาะประเภทที่สามารถเปิดได้เท่านั้น โดยสามารถค้นหาได้จาก

- ประเภทเอกสารของหน่วยงาน

- หมวดเอกสาร

- เลขที่เอกสาร

- การลงนาม

- เอกสารลงวันที่

- เรื่อง/ รายละเอียด

- สร้างจากหน่วยงาน

- สร้างวันที่

- เสนอ/ผู้ลงนาม

- หมายเหตุ

ผู้ใช้สามารถป้อนเฉพาะคำค้นที่ทราบ จากนั้น กดปุ่ม ตกลง เพื่อให้ระบบเริ่มค้นหาเอกสารตามข้อกำหนด

หมายเหตุ หากผู้ใช้ไม่ได้ติ๊ก หน่วยงานที่สร้างเอกสาร ระบบจะแสดงผลการค้นหา เอกสารทุกรายการในทุกหน่วยงานที่ได้รับเอกสารนั้นๆ

การค้นหาเอกสาร, ค้นหาเอกสารตามเงื่อนไข และค้นหาตามประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงผลการค้นหา ดังภาพ

ผลการค้นหาเอกสาร

การค้นหางานส่งออก เป็นการค้นหาเอกสารที่ส่งออกไปหน่วยงานต่างๆ เช่นเดียวกับการแสดงรายการเอกสารในเมนู รายการส่งเอกสารในหน้าหลัก แต่เมนูนี้ เมนูค้นหางานส่งออกนี้ เป็นเหมือนการค้นหาเอกสารในเมนูรายการส่งเอกสาร

ค้นหางานส่งออก

การแสดงผลการค้นหา ระบบจะแสดงรายการเช่นเดียวกับในเมนูรายการส่งเอกสาร เลขทะเบียนที่เห็น เป็นเลขทะเบียนของผู้รับ

ผลการค้นหางานส่งออก